# Proceso AS IS de seleccion e ingreso de Agentes de Vida ## 1. Objetivo del documento Documentar de manera integral el proceso actual para seleccionar, validar e ingresar Agentes de Vida, considerando: - El recorrido completo del postulante. - Las actividades de Seleccion Comercial y Administracion de Personal. - La participacion de gerencia, terceros y proveedores. - Los sistemas, archivos y canales utilizados. - Las validaciones asociadas al ingreso y su ventana de subsanacion. - Los puntos en los que un postulante puede salir, desistir o ser reprogramado. - Las automatizaciones existentes y las que se incorporen posteriormente. Este documento representa una primera version del proceso **AS IS**. Los puntos que todavia requieren confirmacion estan identificados como pendientes. ## 2. Alcance actual ### Inicio El proceso comienza con la captacion o recepcion de candidatos para posiciones de Agente de Vida en Lima y provincias. El recorrido operativo es el mismo para ambas ubicaciones. La diferencia identificada consiste en la asignacion de un `flow_id` dentro de Bizneo, utilizado como etiqueta para segmentar comunicaciones o ejecutar acciones sobre determinados grupos. ### Fin operativo considerado El alcance del proceso documentado termina cuando: 1. El grupo de ingresantes ya paso su fecha de ingreso. 2. Las fotos de los integrantes confirmados fueron extraidas y acondicionadas. 3. Las fotos fueron renombradas con el DNI correspondiente. 4. Se genero un archivo ZIP con el lote. 5. El ZIP fue enviado al proveedor encargado de imprimir los fotochecks, aproximadamente 48 horas despues de la fecha de ingreso. ### Fuera del alcance - Fabricacion y entrega fisica del fotocheck. - Induccion, capacitacion o habilitacion comercial posterior al ingreso. - Alta en otros sistemas corporativos distintos de Bizneo. - Gestion contractual, planillas, seguros u otros procesos posteriores. ## 3. Participantes identificados | Participante | Responsabilidad identificada | |---|---| | Postulante | Registra sus datos, participa en las evaluaciones, carga documentos y responde las encuestas requeridas. | | Seleccion Comercial | Gestiona la captacion, evaluacion y seleccion; crea la carpeta de legajos; valida documentacion y resultados de SBS, REDAM y PLAFT; otorga y registra el estado `Ok Gerencia`; y gestiona con el postulante la subsanacion documental hasta dos dias habiles despues de la fecha de ingreso. | | Administracion de Personal | Inicia la validacion de la carpeta de legajos cuatro dias habiles antes de la fecha de ingreso; registra observaciones en un Google Sheets de seguimiento; renombra documentos cuando es necesario; valida respuestas y documentos; gestiona operativamente las caidas; confirma los grupos de ingreso y supervisa que la informacion requerida quede disponible en Bizneo. | | Terceros de reclutamiento | Proporcionan ternas o grupos de candidatos, por ejemplo lotes de aproximadamente 20 personas. | | Proveedor de fotochecks | Recibe el archivo ZIP con las fotos procesadas e imprime los fotochecks. | | RP144 en Automation Anywhere | Extrae documentos o resultados de consulta de SBS, REDAM y PLAFT y los deposita en una carpeta para revision humana. | | WF007 en n8n | Lee el Google Sheets de `Ok Gerencia` cinco veces al dia y procesa en paralelo la creacion y actualizacion de Bizneo, las encuestas y la carga de legajos. Su funcionamiento actual es parcial. | | Equipos de automatizacion / TI | Mantienen WF007, RP144 y otras automatizaciones que participan en determinadas etapas. | ## 4. Sistemas, herramientas y repositorios | Sistema o medio | Uso actual | |---|---| | Google Forms | Captura inicial de datos basicos del postulante. | | Google Sheets | Se utilizan varios archivos: el Sheet principal con `Ok Gerencia`, Sheets de seguimiento operativo y Sheets grupales con el consolidado de respuestas de encuestas. | | Google Drive | Contiene la carpeta individual denominada `carpeta de legajos`, donde el postulante carga sus documentos. Es la fuente inicial de los archivos que posteriormente deben normalizarse y cargarse en Bizneo. | | Bizneo | Plataforma de recursos humanos donde se crea el usuario, se mantiene el perfil, se cargan los documentos normalizados y se asigna un `flow_id` para distinguir el flujo aplicable al postulante. | | Encuestas de Bizneo | Cuatro encuestas, con mas de 150 preguntas en total, que recopilan informacion requerida por Administracion de Personal. | | SBS | Fuente de validacion del postulante por DNI. Alcance y criterio exactos pendientes de confirmar. | | REDAM | Validacion de deudas alimentarias u otras restricciones relacionadas. | | PLAFT | Validacion vinculada a prevencion de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. | | n8n | Ejecuta WF007 cinco veces al dia para leer postulantes con `Ok Gerencia` y operar sobre Bizneo, encuestas, respuestas y legajos. | | Automation Anywhere | Ejecuta RP144 para extraer documentos de SBS, REDAM y PLAFT. | | Correo u otro canal | Envio de accesos, indicaciones y comunicaciones. Los canales exactos deben confirmarse. | | Archivo ZIP | Entrega consolidada de fotos al proveedor de fotochecks. | ## 5. Datos y documentos principales ### 5.1 Datos iniciales del postulante El postulante registra mediante Google Forms datos primordiales como: - Nombres y apellidos. - DNI. - Fecha de nacimiento. - Correo electronico. - Numero de celular. - Otros datos requeridos por Seleccion Comercial. ### 5.2 Documentos cargados en la carpeta de legajos Durante la fase inicial del proceso, al postulante se le asigna una carpeta de Google Drive denominada `carpeta de legajos` y se le solicita cargar documentos como: - DNI. - Certificado de estudios. - Boleta o recibo de pago de luz. - Documento de afiliacion a AFP. - Fotografia. - Otros documentos pendientes de inventariar. Los postulantes no siempre respetan las indicaciones de carga. Los archivos pueden llegar con nombres distintos a los requeridos, formatos incorrectos u otras condiciones que impiden cargarlos directamente en Bizneo. Como parte de la preparacion del ingreso, la documentacion debe: 1. Ser revisada y validada. 2. Ser acondicionada cuando no cumpla las indicaciones. 3. Ser renombrada con el nombre exacto definido para cada tipo documental. 4. Ser cargada en el perfil Bizneo del postulante. Ejemplos de nombres obligatorios: | Tipo de documento | Nombre requerido en Bizneo | |---|---| | Fotografia | `FOTO` | | Documento de identidad | `DNI` | | Otros documentos | Nombre designado en el catalogo documental pendiente de inventariar. | ### 5.3 Validaciones externas Por cada postulante se consultan, como minimo: - SBS. - REDAM. - PLAFT. RP144, implementado en Automation Anywhere, realiza la extraccion de los documentos o resultados y los deja en una carpeta. La interpretacion y decision siguen siendo realizadas por el equipo de Seleccion Comercial. ### 5.4 Encuestas para Administracion de Personal Cuando Seleccion Comercial registra el estado `Ok Gerencia`, WF007 detecta al postulante en una de sus cinco ejecuciones diarias: - Se crea automaticamente su usuario en Bizneo mediante la API. - Se le envian cuatro encuestas. - Las encuestas contienen mas de 150 preguntas en total. - Las respuestas contienen informacion personal relevante para Administracion de Personal. - Cada respuesta tiene uno o mas campos de destino dentro del perfil de Bizneo. - En determinados casos, una misma respuesta se registra en dos campos diferentes de Bizneo. - WF007 descarga el consolidado de respuestas completadas. - WF007 registra el consolidado en un Google Sheets correspondiente al grupo. - WF007 carga cada respuesta en los campos correspondientes de Bizneo. - En paralelo, WF007 revisa la carpeta de legajos y carga en Bizneo solamente los archivos que encuentra con la nomenclatura esperada. ## 6. Vista integral por etapas ### Etapa 1. Captacion y abastecimiento de candidatos ### Objetivo Conseguir candidatos para cubrir posiciones de Agente de Vida en Lima y provincias. ### Actividades conocidas 1. Seleccion Comercial recibe candidatos desde diferentes fuentes. 2. Algunos terceros entregan ternas o grupos, por ejemplo de aproximadamente 20 candidatos. 3. Los candidatos ingresan al proceso de evaluacion. ### Pendientes - Identificar todas las fuentes de reclutamiento. - Definir como se registra la fuente de cada candidato. - Confirmar si existen metas, cupos o vacantes por grupo, sede o gerencia. ### Etapa 2. Registro inicial del postulante ### Objetivo Obtener los datos basicos necesarios para identificar y contactar al postulante. ### Flujo 1. Se entrega al postulante un enlace de Google Forms. 2. El postulante completa sus datos primordiales. 3. Las respuestas quedan registradas en el mismo Google Sheets utilizado durante el resto del proceso. 4. Seleccion Comercial utiliza esa informacion para continuar el proceso. ### Controles por confirmar - Validacion de DNI duplicado. - Validacion del formato de correo y celular. - Consentimiento para el tratamiento de datos personales. - Verificacion de identidad. - Manejo de errores o correcciones de datos. ### Etapa 3. Evaluacion de Seleccion Comercial ### Objetivo Evaluar si el postulante cumple con el perfil comercial y puede avanzar. ### Actividades conocidas 1. Dinamicas. 2. Entrevistas. 3. Otros filtros o evaluaciones propios de Seleccion Comercial, no detallados por no ser TI el equipo dueno del proceso. 4. Seguimiento de la continuidad del postulante. ### Posibles resultados - Continua en el proceso. - Es desestimado. - Desiste voluntariamente. - Queda almacenado o reprogramado para un grupo posterior. ### Pendientes - Detalle operativo de las evaluaciones, cuando sea validado con el equipo dueno del proceso. - Estados registrados durante esta etapa. - Evidencias generadas. ### Etapa 4. Asignacion de carpeta de legajos y carga documental ### Objetivo Recopilar los documentos requeridos para validar al postulante y preparar su eventual ingreso. ### Flujo 1. Durante la fase inicial del proceso, Seleccion Comercial crea la carpeta de legajos individual del postulante en Google Drive. 2. Se le comunican los documentos requeridos y las condiciones de carga. 3. El postulante carga los archivos en su carpeta. 4. Seleccion Comercial revisa y valida la documentacion durante el proceso. 5. La misma carpeta queda disponible para las validaciones posteriores de Administracion de Personal. 6. Si los archivos no cumplen las instrucciones, deben observarse o acondicionarse antes de su carga en Bizneo. ### Reglas por confirmar - Convencion de nombre de la carpeta. - Estructura interna y nomenclatura de archivos. - Fecha limite de carga. - Canal utilizado para enviar el enlace. - Manejo de documentos faltantes, ilegibles, vencidos o incorrectos. - Catalogo completo de nombres obligatorios para cada tipo documental. ### Etapa 5. Consultas SBS, REDAM y PLAFT ### Objetivo Obtener evidencias para verificar que el postulante cumple con las condiciones regulatorias y de riesgo requeridas. ### Flujo actual conocido Esta etapa ocurre despues de la carga y revision documental dentro de la secuencia general del proceso. 1. Se toma el DNI del postulante. 2. RP144, ejecutado en Automation Anywhere, realiza las consultas o extracciones de SBS, REDAM y PLAFT. 3. El bot almacena los documentos resultantes en una carpeta. 4. Seleccion Comercial accede a la carpeta. 5. Seleccion Comercial revisa los documentos. 6. El equipo determina si el postulante cumple las condiciones para continuar. ### Aclaracion importante La automatizacion actual extrae y organiza documentos, pero no reemplaza la validacion humana ni la decision de continuidad. ### Pendientes - Nombre y ubicacion de la carpeta de resultados. - Relacion entre cada resultado y el postulante. - Disparador tecnico exacto del bot. - Manejo de errores y consultas sin resultado. - Vigencia aceptada de cada consulta. - Criterios exactos de aprobacion o rechazo. - Responsable final de firmar o registrar la conformidad. ### Etapa 6. Consolidacion y Ok Gerencia ### Objetivo Consolidar los resultados de seleccion y obtener la aprobacion para avanzar hacia el ingreso. ### Flujo conocido 1. Seleccion Comercial completa sus evaluaciones y validaciones. 2. La informacion del postulante se mantiene en un Google Sheets. 3. Cada fila representa a un postulante. 4. Seleccion Comercial registra el estado `Ok Gerencia` en la fila del postulante. 5. El cambio de estado habilita la siguiente etapa. ### Hito de control `Ok Gerencia` es el principal hito de traspaso entre el proceso de Seleccion Comercial y las actividades de Administracion de Personal. Seleccion Comercial otorga y registra este estado. ### Pendientes - Si existen estados previos o posteriores. - Columnas y datos obligatorios del Google Sheets. - Si el estado puede revertirse. - Si hay controles para evitar procesar dos veces al mismo postulante. ### Etapa 7. Deteccion por WF007, creacion de usuario y envio de encuestas ### Objetivo Detectar al postulante aprobado, crear su perfil en Bizneo y activar en paralelo los subprocesos de encuestas y legajos. ### Flujo conocido 1. El postulante alcanza el estado `Ok Gerencia`. 2. WF007 consulta el Google Sheets de `Ok Gerencia` cinco veces al dia. 3. En una de sus ejecuciones, WF007 detecta al nuevo postulante. 4. WF007 crea automaticamente su usuario o perfil mediante la API de Bizneo. 5. WF007 asigna el `flow_id` correspondiente. Esta etiqueta diferencia, entre otros usos, el flujo de Lima y el de provincias. 6. El `flow_id` puede utilizarse posteriormente para segmentar comunicaciones o ejecutar acciones sobre grupos determinados. 7. WF007 envia las cuatro encuestas con mas de 150 preguntas en total. 8. Desde este punto, WF007 procesa en paralelo: - La gestion de encuestas, respuestas y campos de Bizneo. - La lectura de la carpeta de legajos y carga documental en Bizneo. 9. El postulante responde las encuestas. 10. Administracion de Personal revisa y valida las respuestas. ### Frecuencia y latencia WF007 no reacciona de forma inmediata al cambio de estado. Como se ejecuta cinco veces al dia, el tiempo de inicio depende de la siguiente ejecucion programada. ### Estado actual WF007 automatiza este tramo, pero actualmente funciona de manera parcial. El proceso requiere controles y acciones manuales de Administracion de Personal, especialmente sobre los documentos que no cumplen la nomenclatura esperada. ### Relacion con el proyecto de encuestas El sistema de encuestas documentado previamente corresponde solamente a este subproceso. No representa el proceso completo de seleccion e ingreso. ### Pendientes - Valores y reglas exactas de asignacion de cada `flow_id`. - Horarios exactos de las cinco ejecuciones diarias. - Canal y reglas de envio de las encuestas por WF007. - Plazo para responder. - Recordatorios y escalamiento. - Manejo de respuestas parciales. - Correccion de DNI, correo u otros datos. - Condicion exacta para considerar las cuatro encuestas validadas. ### Etapa 8. Registro de respuestas en el perfil de Bizneo ### Objetivo Completar correctamente el perfil de Bizneo con la informacion validada del postulante. ### Flujo conocido 1. Administracion de Personal valida las respuestas. 2. Cada respuesta se asocia con un campo de destino en Bizneo. 3. Algunas respuestas se asocian con mas de un campo. 4. WF007 descarga el consolidado de todas las respuestas completadas de los postulantes. 5. WF007 carga esta informacion en un Google Sheets organizado por grupo. 6. WF007 toma las respuestas de cada postulante y las carga en los campos designados de Bizneo. 7. La informacion queda almacenada en el perfil del postulante. ### Riesgos operativos iniciales - Gran volumen de preguntas y campos. - Posibilidad de errores de mapeo o carga automatizada. - Mapeos de una respuesta hacia dos campos. - Dependencia de que los datos iniciales del postulante sean correctos. - Falta de trazabilidad entre respuesta, validacion y campo actualizado. ### Pendientes - Obtener el catalogo de preguntas y campos de Bizneo. - Identificar transformaciones de formato. - Definir campos obligatorios. - Precisar el tratamiento de observaciones y correcciones. - Mecanismo con el que Administracion de Personal verifica la carga realizada por WF007. - Tratamiento de errores o ejecuciones parciales de WF007. ### Etapa 9. Validacion de la carpeta de legajos por Administracion de Personal ### Objetivo Confirmar que la documentacion entregada por el postulante sea completa, vigente y utilizable. ### Flujo conocido 1. Cuatro dias habiles antes de la fecha de ingreso (`T-4`), Administracion de Personal inicia la revision de la carpeta de legajos. 2. Revisa nuevamente los documentos cargados, despues de la validacion realizada por Seleccion Comercial. 3. Verifica aspectos como vigencia del DNI y condiciones de la fotografia. 4. Identifica documentos faltantes, incorrectos, ilegibles, vencidos o que no cumplen el formato y nomenclatura requeridos. 5. Registra las observaciones en un Google Sheets de seguimiento compartido con Seleccion Comercial. 6. Seleccion Comercial contacta al postulante para solicitar la correccion o reposicion de los archivos. 7. El postulante subsana las observaciones en su carpeta de legajos. 8. Seleccion Comercial dispone hasta dos dias habiles despues de la fecha de ingreso (`T+2`) para gestionar estas subsanaciones. 9. La documentacion validada queda disponible para su normalizacion y carga en Bizneo. ### Ventana temporal | Referencia | Actividad | |---|---| | `T-4 dias habiles` | Administracion de Personal inicia la validacion de la carpeta de legajos. | | `T` | Fecha de ingreso del grupo. | | `T+2 dias habiles` | Limite de Seleccion Comercial para gestionar con el postulante la subsanacion de observaciones documentales. | La fotografia forma parte de la carpeta de legajos y se encuentra sujeta a la misma revision y subsanacion documental. ### Pendientes - Checklist completo por documento. - Canal utilizado por Seleccion Comercial para solicitar la subsanacion al postulante. - Numero de oportunidades de subsanacion. - Regla de cierre cuando una observacion sigue abierta al alcanzar `T+2 dias habiles`. ### Etapa 10. Normalizacion y carga de documentos en Bizneo ### Objetivo Asegurar que la documentacion validada del postulante quede correctamente almacenada en su perfil Bizneo dentro de la ventana operativa asociada al ingreso. ### Importancia Este paso es determinante para completar el perfil del postulante. No basta con que los archivos existan en Google Drive: deben cumplir la nomenclatura y las condiciones requeridas por Bizneo. ### Ubicacion temporal conocida - Se ubica logicamente despues de la revision documental. - Puede comenzar antes de la fecha de ingreso. - Las observaciones y subsanaciones pueden extenderse hasta dos dias habiles despues de la fecha de ingreso. - La carga documental puede completarse hasta el cierre de la ventana `T+2`. ### Flujo conocido 1. WF007 lee la carpeta de legajos del postulante en Google Drive. 2. WF007 identifica los archivos que ya tienen la nomenclatura exacta esperada. 3. WF007 carga en Bizneo solamente los documentos que encuentra correctamente renombrados. 4. Los archivos con nombres incorrectos, formatos no utilizables u otras observaciones no completan correctamente el flujo automatizado. 5. Administracion de Personal revisa estos casos y renombra manualmente los archivos cuando es necesario, por ejemplo como `FOTO` o `DNI`. 6. WF007 vuelve a leer la carpeta en una ejecucion posterior y procesa los archivos corregidos. 7. Se debe verificar que cada documento haya quedado asociado correctamente al perfil Bizneo. ### Regla de control La documentacion no debe considerarse completa solamente porque exista en Google Drive. Para cerrar esta etapa debe estar validada, nombrada correctamente y cargada en Bizneo. La dependencia de la nomenclatura explica por que WF007 funciona solo parcialmente cuando el postulante no sigue las indicaciones. ### Pendientes - Alcance exacto de las correcciones manuales realizadas por Administracion de Personal. - Catalogo completo de documentos y nombres obligatorios. - Formatos, tamanos y demas restricciones por tipo documental. - Lugar donde se registra el resultado de la carga. - Manejo de errores, duplicados o documentos rechazados por Bizneo. ### Etapa 11. Conformacion del grupo de ingreso ### Objetivo Definir que postulantes ingresaran en cada cohorte. ### Regla temporal conocida - Se manejan aproximadamente dos grupos de ingreso por mes. - Un grupo ingresa cerca del inicio del mes. - El segundo grupo ingresa alrededor del dia 15. ### Flujo conocido 1. Los postulantes avanzados se asignan a una fecha o grupo de ingreso. 2. Administracion de Personal confirma el listado definitivo de cada grupo en la misma fecha de ingreso o posteriormente. 3. Se monitorea la continuidad de sus integrantes hasta la fecha de ingreso. 4. Un postulante puede caerse incluso antes o en la fecha de ingreso. 5. Los casos reprogramados pueden pasar a un grupo posterior. ### Relacion temporal con las etapas anteriores La conformacion definitiva del grupo no es necesariamente un paso completamente anterior al ingreso. Administracion de Personal puede confirmar el listado en la misma fecha de ingreso o despues. Por ello, las etapas de validacion de legajos, carga en Bizneo, confirmacion del grupo e ingreso deben representarse como actividades parcialmente superpuestas. ### Pendientes - Momento exacto y criterio utilizado para cerrar el listado definitivo. - Criterios para reprogramar. - Estados utilizados para diferenciar desistido, desestimado y reprogramado. - Tratamiento de reemplazos o incorporaciones de ultimo minuto. - Fuente oficial del listado final de ingresantes. ### Etapa 12. Ingreso del grupo ### Objetivo Formalizar el ingreso de los postulantes confirmados en la cohorte correspondiente. ### Flujo conocido 1. Llega la fecha de ingreso del grupo. 2. Se confirma que postulantes ingresaron efectivamente. 3. El listado real de ingresantes se utiliza para preparar los fotochecks. ### Pendientes - Actividades que ocurren exactamente el dia de ingreso. - Responsable de registrar la asistencia o ingreso efectivo. - Sistema donde queda la confirmacion. - Relacion con contratos, induccion y altas corporativas. ### Etapa 13. Preparacion y envio de fotos para fotocheck ### Objetivo Preparar un lote de fotografias valido para la impresion de fotochecks. ### Flujo conocido 1. Despues de la fecha de ingreso se identifican los postulantes que ingresaron. 2. Administracion de Personal obtiene la foto desde la carpeta de legajos en Google Drive. 3. Administracion de Personal ajusta la foto si no cumple las condiciones solicitadas: - Resolucion. - Dimensiones. - Formato. - Fondo blanco. 4. La foto final se renombra con el DNI del postulante. 5. Se consolidan las fotos del grupo en un archivo ZIP. 6. El ZIP se envia al tercero encargado de imprimir los fotochecks. 7. El envio se realiza aproximadamente 48 horas despues de la fecha de ingreso. ### Pendientes - Requisitos tecnicos exactos. - Herramientas utilizadas por Administracion de Personal para editar las fotos. - Canal de envio del ZIP. - Convencion de nombre del ZIP. - Confirmar si una foto que no llega a tiempo se conserva para el siguiente lote de fotochecks. - Confirmacion de recepcion y seguimiento al proveedor. ## 7. Ciclo de vida del postulante El postulante puede cambiar de situacion en cualquier momento del proceso. Como primera propuesta, los estados deben distinguir al menos: | Estado conceptual | Significado | |---|---| | Captado | El candidato fue recibido desde una fuente de reclutamiento. | | Registrado | Completo el formulario inicial. | | En evaluacion | Participa en dinamicas, entrevistas u otros filtros. | | En carga documental | Tiene carpeta de legajos asignada y debe completar documentos. | | En validacion externa | Se procesan o revisan SBS, REDAM y PLAFT. | | Pendiente de Ok Gerencia | Completo los pasos previos y espera la decision de Seleccion Comercial. | | Ok Gerencia | Tiene aprobacion para avanzar a Bizneo y encuestas. | | Pendiente de procesamiento WF007 | Espera una de las cinco ejecuciones diarias que leen el Google Sheets. | | En procesamiento WF007 | Se ejecutan en paralelo las ramas de encuestas y legajos. | | En encuestas | Debe responder o corregir las cuatro encuestas. | | En validacion de Administracion de Personal | Desde `T-4`, se revisan respuestas y documentos de la carpeta de legajos. | | En subsanacion documental | Seleccion Comercial gestiona con el postulante las observaciones, con limite en `T+2 dias habiles`. | | En carga documental a Bizneo | Sus documentos se normalizan, renombran y cargan en el perfil Bizneo. | | Programado para ingreso | Tiene una cohorte o fecha asignada. | | Ingresante confirmado | Se confirmo su ingreso efectivo. | | Desestimado | La organizacion decidio que no continuara. | | Desistido | El propio postulante decidio no continuar. | | Reprogramado | Se conserva para una cohorte posterior. | | No se presento | Estaba programado, pero no ingreso en la fecha prevista. | Esta lista es conceptual. Debe compararse con los estados reales utilizados en Google Sheets, Bizneo y otras herramientas. ## 8. Salidas y excepciones transversales ### 8.1 Caida del postulante Un postulante puede salir del proceso desde el inicio hasta la fecha de ingreso. Actualmente no existe un registro formal y centralizado de todas las caidas. Administracion de Personal gestiona operativamente estos casos, pero la causa y el momento de salida pueden no quedar trazados de manera estructurada. Las causas deben diferenciarse para no perder trazabilidad: - Desestimacion por evaluacion. - Incumplimiento de una validacion. - Documentacion incompleta o no subsanada. - Desistimiento voluntario. - Falta de respuesta. - No presentacion a una actividad. - No presentacion en la fecha de ingreso. - Reprogramacion para otro grupo. - Otras causas por identificar. ### 8.2 Reprogramacion Un postulante puede almacenarse para el siguiente grupo. Debe definirse: - Que informacion conserva. - Que validaciones deben repetirse por vigencia. - Si debe responder nuevamente alguna encuesta. - Como se evita duplicar perfiles o carpetas. - Quien aprueba su reactivacion. ### 8.3 Correcciones Durante el proceso pueden requerirse correcciones de: - Datos personales. - Correo o celular. - DNI. - Documentos. - Nombres, formatos o condiciones de los archivos requeridos por Bizneo. - Respuestas de encuestas. - Fotografia. - Fecha o grupo de ingreso. Debe identificarse cual es la fuente oficial de cada dato y como se propagan las correcciones a los demas sistemas. ## 9. Hitos principales | Hito | Resultado esperado | |---|---| | Registro inicial completo | El postulante cuenta con datos basicos utilizables. | | Evaluaciones comerciales aprobadas | Seleccion Comercial considera viable al postulante. | | Carpeta de legajos disponible | El postulante puede cargar los documentos requeridos, incluida la fotografia. | | Validaciones SBS, REDAM y PLAFT revisadas | Existe una decision humana sustentada en documentos. | | Ok Gerencia | Se autoriza el avance hacia Bizneo y Administracion de Personal. | | Postulante detectado por WF007 | Una ejecucion programada toma el registro aprobado desde el Google Sheets. | | Usuario Bizneo creado | El postulante dispone de perfil en la plataforma. | | Encuestas respondidas y validadas | La informacion personal esta lista para registrarse. | | Validacion de legajos iniciada (`T-4`) | Administracion de Personal comienza a revisar la documentacion cuatro dias habiles antes del ingreso. | | Documentacion validada | Los documentos cumplen los requisitos definidos o sus observaciones estan identificadas para subsanacion. | | Cierre de subsanaciones (`T+2`) | Seleccion Comercial completa la gestion de correcciones con el postulante. | | Documentacion cargada en Bizneo | Los archivos fueron normalizados, renombrados y asociados correctamente al perfil. | | Grupo de ingreso confirmado | Existe un listado de postulantes para una fecha determinada. | | Ingreso efectivo confirmado | Se conoce quienes ingresaron realmente. | | ZIP de fotos enviado | El proveedor puede iniciar la impresion de fotochecks. | ## 10. Dependencias y traspasos entre equipos | Desde | Hacia | Entregable o condicion | |---|---|---| | Tercero de reclutamiento | Seleccion Comercial | Terna o grupo de candidatos. | | Postulante | Seleccion Comercial | Datos iniciales y participacion en evaluaciones. | | Postulante | Seleccion Comercial / Administracion de Personal | Documentos cargados en la carpeta de legajos de Google Drive. | | RP144 | Seleccion Comercial | Resultados de SBS, REDAM y PLAFT disponibles para validacion humana. | | Seleccion Comercial | Administracion de Personal | Estado `Ok Gerencia` y datos del postulante en Google Sheets. | | Google Sheets de Ok Gerencia | WF007 | Postulantes aprobados que deben crearse y procesarse en Bizneo. | | WF007 | Bizneo | Usuario creado mediante API, `flow_id`, respuestas y documentos correctamente nombrados. | | WF007 | Google Sheets grupal | Consolidado de respuestas completadas por los postulantes del grupo. | | Postulante | Administracion de Personal | Respuestas de las cuatro encuestas y subsanaciones documentales. | | Administracion de Personal | Seleccion Comercial | Observaciones detectadas en la carpeta de legajos desde `T-4`. | | Seleccion Comercial | Postulante | Solicitud y seguimiento de subsanaciones documentales hasta `T+2 dias habiles`. | | Administracion de Personal | Bizneo | Perfil actualizado con informacion validada. | | Google Drive / WF007 | Bizneo | Documentos correctamente nombrados cargados en el perfil. | | Responsable del grupo | Proceso de fotocheck | Listado real de ingresantes y fotos correspondientes. | | GDH | Proveedor de fotochecks | ZIP de fotos renombradas por DNI. | ## 11. Riesgos y puntos de dolor iniciales - Informacion distribuida entre Google Forms, Google Sheets, Google Drive, Bizneo y carpetas de validacion. - El seguimiento utiliza multiples Google Sheets, carpetas y correos, sin una fuente unica de control. - Falta de una vista unica del estado real de cada postulante. - Posibles diferencias entre los datos registrados en distintos sistemas. - Los postulantes no siempre respetan la nomenclatura, formato o condiciones solicitadas para los documentos. - La validacion comienza solo cuatro dias habiles antes del ingreso, lo que genera una ventana corta para revisar y corregir legajos. - La subsanacion puede continuar hasta dos dias habiles despues del ingreso. - La fotografia es parte del legajo; una observacion pendiente puede afectar simultaneamente la carga en Bizneo y la preparacion del fotocheck. - La existencia de un archivo en Google Drive no garantiza que pueda cargarse directamente en Bizneo. - Cada tipo documental exige un nombre especifico, por ejemplo `FOTO` o `DNI`. - Riesgo de cargar un documento incorrecto, con nombre invalido o en el perfil equivocado. - WF007 funciona de manera parcial y depende de que los archivos tengan exactamente la nomenclatura esperada. - Los documentos mal nombrados requieren intervencion manual de Administracion de Personal y una ejecucion posterior de WF007. - Al ejecutarse solo cinco veces al dia, WF007 introduce una latencia entre el cambio en el Sheet o Drive y su procesamiento. - Dependencia de actividades manuales de revision y seguimiento, junto con automatizaciones que requieren control de resultados. - Riesgo de duplicidad al reprogramar postulantes. - Volumen elevado de preguntas y mapeos hacia Bizneo. - Una misma respuesta puede requerir actualizacion en varios campos. - El postulante puede caer en cualquier etapa, incluso despues de haber consumido esfuerzo operativo. - Las caidas no se registran formalmente de manera centralizada, lo que limita la trazabilidad de causas y momentos de abandono. - Las fechas de ingreso generan ventanas de corte y trabajo por lotes. - La preparacion de fotos ocurre despues del ingreso y tiene un plazo aproximado de 48 horas, mientras la ventana de subsanacion documental puede seguir abierta hasta `T+2 dias habiles`. - Las automatizaciones existentes cubren partes del proceso, pero todavia no existe un inventario integral de su alcance, entradas, salidas y excepciones. ## 12. Automatizaciones conocidas | Automatizacion | Estado conocido | Alcance | |---|---|---| | RP144 en Automation Anywhere | Existente | Extrae documentos de SBS, REDAM y PLAFT por DNI y los almacena en una carpeta. La validacion permanece a cargo de Seleccion Comercial. | | WF007 en n8n | Existente, funcionamiento parcial | Se ejecuta cinco veces al dia. Lee el Google Sheets de `Ok Gerencia`, crea usuarios mediante la API de Bizneo, asigna `flow_id`, envia encuestas, descarga respuestas completadas, genera un consolidado por grupo, carga respuestas en campos de Bizneo y procesa documentos de la carpeta de legajos. | | Rama de encuestas de WF007 | Existente | Descarga el consolidado de respuestas completadas, lo registra en un Google Sheets grupal y carga las respuestas de cada postulante en los campos designados de Bizneo. | | Rama de legajos de WF007 | Existente, funcionamiento parcial | Lee las carpetas de Google Drive y carga en Bizneo solamente los documentos que encuentra correctamente renombrados. Administracion de Personal corrige manualmente los nombres cuando es necesario. | | Sistema de encuestas para postulantes | Propuesto o en desarrollo | Busca mejorar el subproceso iniciado en `Ok Gerencia`, centralizar las cuatro encuestas y asegurar la carga correcta en Bizneo. | | Otras automatizaciones | Pendiente de inventario | El detalle se incorporara conforme sea proporcionado. | ## 13. Preguntas necesarias para completar el AS IS Las siguientes preguntas no se dirigen necesariamente a TI. Son puntos de levantamiento que deben validarse con Seleccion Comercial, Administracion de Personal u otros duenos operativos cuando se requiera profundizar el mapa. ### A. Captacion y seleccion 1. Cuales son todas las fuentes de candidatos ademas de los terceros que entregan ternas? 2. Cuales son los estados y evidencias que Seleccion Comercial registra durante sus evaluaciones? 3. Existen metas, cupos o vacantes por grupo, sede o gerencia? ### B. Datos y herramientas de seguimiento 4. Cuales son todos los Google Sheets utilizados y que funcion cumple cada uno? 5. Cuales son los estados reales utilizados en el Google Sheets principal? 6. Que dato funciona como identificador principal entre Sheets, Drive, WF007 y Bizneo? 7. Que correos y carpetas adicionales forman parte del seguimiento operativo? ### C. Carpeta documental 8. Como se nombra internamente la carpeta de legajos y cual es su estructura? 9. Cual es la lista completa de documentos requeridos? 10. Por que canal Seleccion Comercial contacta al postulante para solicitar subsanaciones? 11. Que checklist aplica Seleccion Comercial y que checklist aplica Administracion de Personal? 12. Cual es el catalogo completo de nombres obligatorios para cargar cada documento en Bizneo? 13. Que formatos, tamanos y condiciones admite Bizneo para cada tipo documental? 14. Que sucede formalmente si una observacion sigue abierta al alcanzar `T+2 dias habiles`? ### D. SBS, REDAM y PLAFT 15. Que documento o resultado obtiene RP144 de cada fuente? 16. Cuales son los criterios concretos para aprobar, observar o rechazar? 17. Donde se registra la decision del validador? 18. Las consultas tienen una vigencia que obligue a repetirlas si el postulante es reprogramado? 19. Cual es el disparador tecnico de RP144 y como se gestionan sus errores? ### E. Ok Gerencia 20. Que condiciones deben estar completas antes de marcar `Ok Gerencia`? 21. Puede retirarse el `Ok Gerencia` despues de otorgado? 22. Que controles evitan que WF007 procese dos veces al mismo postulante? ### F. WF007, Bizneo y encuestas 23. Cuales son los horarios exactos de las cinco ejecuciones diarias de WF007? 24. Cuales son los valores y reglas de asignacion de `flow_id`? 25. Existe un archivo formal que mapea cada pregunta con su campo o campos de Bizneo? 26. Como reporta WF007 los errores y ejecuciones parciales? 27. Como verifica Administracion de Personal que respuestas y documentos quedaron correctamente cargados? 28. Que sucede si una encuesta queda incompleta o contiene datos observados? ### G. Grupos de ingreso 29. Las fechas de inicio de mes y dia 15 son fijas o referenciales? 30. En que momento exacto, durante o despues de `T`, Administracion de Personal confirma el listado definitivo? 31. Que diferencia operativa existe entre `desestimado`, `desistido`, `reprogramado` y `no se presento`? 32. Que pasos se repiten cuando un postulante pasa al siguiente grupo? 33. Como podria registrarse formalmente una caida sin crear doble trabajo operativo? ### H. Fotografias y fotochecks 34. Cuales son las dimensiones, resolucion, formato y demas requisitos exactos de la fotografia? 35. Que herramienta utiliza Administracion de Personal para ajustarla? 36. Como y por que canal se envia el ZIP al proveedor? 37. Se confirma que una fotografia no disponible para el lote actual se conserva para el siguiente lote? ### I. Automatizaciones 38. Que otras automatizaciones actuales participan en el proceso y en que etapa se ejecutan? ## 14. Proxima representacion visual La primera representacion visual se encuentra en `02_Mapa_AS_IS_Seleccion_Agentes_Vida.md`. El proceso puede evolucionar mediante una combinacion de: 1. **Mapa de proceso por carriles:** un carril por Postulante, Seleccion Comercial, Administracion de Personal, Automatizaciones y Terceros. 2. **Vista de ciclo de vida:** estados del postulante y posibles salidas o reprogramaciones. 3. **Mapa de sistemas y datos:** Google Forms, Google Sheets, Google Drive, Automation Anywhere, Bizneo y proveedor de fotochecks. 4. **Vista por hitos:** captacion, Ok Gerencia, encuestas validadas, documentos cargados en Bizneo, ingreso efectivo y envio de fotos. 5. **Linea de tiempo critica:** `T-4` inicio de validacion de legajos, `T` fecha de ingreso, `T+2 dias habiles` cierre de subsanaciones y, en paralelo, envio del ZIP de fotos aproximadamente 48 horas despues del ingreso. Para una vista holistica y amigable, la recomendacion inicial es usar un **mapa por carriles con etapas horizontales**, complementado por una vista secundaria del ciclo de vida del postulante.